Evaluasi pekerjaan

Evaluasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan suatu objek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan suatu tolak ukur untuk memperoleh suatu kesimpulan.

Fungsi utama evaluasi adalah menelaah suatu objek atau keadaan untuk mendapatkan informasi yang tepat sebagai dasar untuk pengambilan keputusan.

Untuk memeperoleh informasi yang tepat dalam kegiatan evaluasi dilakukan melalui kegiatan pengukuran. Pengukuran merupakan suatu proses pemberian skor atau angka-angka terhadap suatu keadaan atau gejala berdasarkan atura-aturan tertentu. Dengan demikian terdapat kaitan yang erat antara pengukuran (measurment) dan evaluasi (evaluation) kegiatan pengukuran merupakan dasar dalam kegiatan evaluasi.

Penilaian pekerjaan berfungsi sebagai alat yang berguna untuk mengevaluasi kerja dari karyawan, dan memotivasi karyawan. Sehingga kita dapat mengetahui sejauh manadan sebaik apa kinerja dari karyawan itu. Dengan keberadaan motivasipun dapat memicu karyawan untuk mengembangkan kemampuan pribadi yang ia miliki (skill) dan kemampuan lain yang sebenarnya dapat ia pelajari.

Selain itu, penilaian pekerjaan juga bisa menjadi alat untuk menverifikasi bahwa individu memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Sebab dalam penilaian ini, tidak hanya kemampuan pribadi saja yang dinilai, namun sikap dari karyawan itu pun menjadi salah satu bahan pertimbangan.

Penilaian kerja lebih menitik beratkan pada  seberapa baik seseorang melakukan pekerjaan yang ditugaskan padanya. Sikap serius dan tanggung jawab akan tugas lah yang  menjadi objek penilaiannya.

Sementara evaluasi pekerjaan lebih kearah menentukan seberapa tinggi harga sebuah pekerjaan bagi organisasi ( ke arah kisaran gaji). Atau evaluasi pekerjaan adalah perbandingan pekerjaan-pekerjaan yang diklasifikasikan guna menentukan kompensasi yang pantas bagi pekerjaan-pekerjaan tersebut, atau berbagai prosedur sistimatik untuk menentukan nilai relatif pekerjaan beserta besarnya kompensasi masing-masing.

Ada beberapa dasar perilaku yang terkandung dalam penilaian kerja yaitu bagaimana karyawan mampu menyelesaikan tugas yang terandalkan. Tanggung jawab atau tidaknya dan serius atau tidaknya karyawan itu melaksanakan pekerjaan itu. Lalu perilaku-perilaku inovatif dan spontan. Dimana karyawan itu bisa memberikan inovasi yang berguna bagi kemajuan perusahaan. Selain itu memiliki sikap spontan, misalnya ia mampu bekerja sama dengan sesame rekan karyawan, memiliki tindakan protektif, mampu melahirkan gagasan konstruktif, pelatihan diri, dan sikap-sikap lain yang menguntungkan, baik untuk dirinya sendiri dan perusahaan.

Penilaian tersebut didapat dari beberapa sumber data. Data tersebut yaitu data produksi (langsung/tak langsung). Dilihat seberapa banyak hasil produksi yang dihasilkan memenuhi target atau tidak. Lalu data personalia, yang mencakup ketidakhadiran, keterlambatan, masa kerja, lamanya pelatihan, dan kejadian lainnya. Selain itu ada juga pertimbangan lainnya, misalnya hambatan politis (kejadian yang umum terjadi dalam organisasi) dan hambatan antar pribadi (antar karyawan).

Penilaian kerja ini tidak hanya semata-mata untuk melihat kemampuan dan besar gajai karyawan saja, namun memiliki dampak pula terhadap organisasi. Dampak penilaian kerja bagi organisasi diantaranya untuk membantu keputusan kompensasi dan umpan balik atas kinerja dari pada karyawan dan untuk memasok data yang berfaedah bagi keberhasilan aktivitas lain (rekrutmen, seleksi , pelatihan).

Suatu tindakan pasti terjadi karena dilatar belakangi oleh suatu hal, begitu pula dengan penilaian kinerja, memiliki tujuan. Tujuan dari penilaian kerja terbagi menjadi 2, yaitu tujuan pokok dan tujuan khusus. Tujuan pokoknya yaitu untuk menghasilkan informasi yang akurat dan sah tentang perilaku dan kinerja anggota organisasi. Sedangkan tujuan khususnya yaitu sebagai bahan evaluasi dan sebagai bahan pengembangan. Bahan pengembangan ini mencakup perencanaan karir dan pemantauan kinerja yang berkelanjutan. Kombinasi dari evaluasi dan bahan pengembangan ini diharapkan dapat menghasilkan basis bagi keputusan personalia (promosi, transfer, phk) dan untuk meningkatkan pemberdayaan SDM.

Menurut sumber lain menyatakan bahwa tujuan dari evaluasi pekerjaan adalah untuk menilai ulang semua hasil pekerjaan sesuai dengan spesifikasi dan standarisasi pekerjaan tersebut, sehingga dapat ditentukan kompensasi yang akan diberikan nantinya, untuk menentukan jenis pekerjaan dan karakter pekerjaan terhadap para pekerja yang akan ditempatkan, dan untuk merancang besaran anggaran atas kompensasi yang akan dikeluarkan, baik untuk jenis pekerjaan tertentu atau penggajian dari semua lini struktur organisasi tersebut.

Sembilan Kriteria faktor penilaian karya pegawai, yaitu berupa :

a.       Reliable, measure atau harus mengukur perilaku kerja dan hasilnya secara obyektif.

b.      Content valid atau secara rasional harus terkait dengan kegiatan kerja.

c.       Defined specific atau meliputi segenap perilaku kerja dan hasil kerja yang dapat diidentifikasikan.

d.      Independent atau perilaku kerja dan hasil kerja yang penting harus tercakup dalam kriteria yang komprehensif.

e.       Non-overlaping atau tidak ada tumpang tindih antar Kriteria.

f.       Comprehensive atau perilaku kerja dan hasil kerja yang tidak penting harus dikeluarkan.

g.      Accessible atau kriteria haruslah dijabarkan dan diberi nama secara komprehensif.

h.      Compatible atau kriteria harus sesuai dengan tujuan dan budaya organisasi.

i.        Up to date atau sewaktu-waktu kriteria perlu ditinjau ulang menilik kemungkinan adanya perubahan organisasi.

Dalam penilaian pekerjaan ini tidak selamanya berjalan dengan lancer, terkadang harus dihadapkan dengan berbagai permasalahan yang pelik. Masalah-masalah yang biasa terjadi diantaranya yaitu Bias supervisor, yang berasal dari pribadi (usia, gender, ras, senioritas, hubungan dekat). Lalu Halo Effect, satu aspek penilaian yang mampu mempengaruhi aspek lainnya. Selanjutnya adalah Central tendency, yaitu mengevaluasi setiap orang secara rata-rata dan menilai kurangnya seseorang menguasai pekerjaan tersebut. Pengaruh organisasi dan terakhir standar evaluasi yang tidak jelas.

Format penilaian yang biasanya dilakukan yaitu biasa dimulai dengan siapa yang melakukan penilaian tersebut, kapan penilaian itu dilakukan dan instrument apa yang akan digunakan.

Orang-orang yang memiliki kuasa untuk enilai kinerja dari pada karyawan itu adalah supervisor langsung , supervisor yang lebih tinggi, rekan sejawat , bawahan, pelanggan yang dilayani, penilaian menyeluruh. dengan kata lain penilaian kinerja itu dilakukan oleh semua lini bahkan oleh pelanggan.

Frekuensi penilaian dari penilaian kinerja ini yaitu penilaian disesuaikan dengan siklus balas jasa, penilaian didasarkan pada siklus tugas, penilaian berdasarkan pada tingkat jabatan pekerjaan, dan pengaturan waktu yang bergiliran.

Dalam pelaksanaan penilaian pekerjaan ini terdiri dari banyak metode. Metode-metode tersebut dapat berbentuk daftar pertanyaan, daftar pertanyaan tertimbang, skala penilaian grafis, skala penilaian non grafis, skala standar terbaur, critical incidents, behaviorally anchored rating scales, behavioral observation scales, essay.

Formulir daftar pertanyaan biasanya hanya diisi dengan menjawab “YA” atau “TIDAK” pada setiap pertanyaan. Contoh pertanyaannya yaitu Minta bantuan pada saat menghadapi masalah, Mengakui kontribusi pihak lain dalam berproduksi, Membina hubungan baik dengan rekan kerja, Mengambil inisiatif, dan Memenuhi batas waktu.

Sementara daftar pertanyaan tertimbang, dari setiap pertanyaan yang diajukan itu memiliki nilai untuk point-point seperti diminta saran oleh orang lain, mengikuti arahan dengan baik, tidak bekerja dengan baik, bekerja dengan baik, sering melewati batas waktu, menerapkan solusi yang tepat.

Untuk skala penilaian grafis, yaitu dengan menggunakan garis yang sudah diberi nilai-nilai.  Nilai-nilai tersebut tersebut terdiri dari nilai terburuk hingga nilai terbaik.

Sedangkan skala penilaian non-grafis, secara umum memiliki kesamaan dengan skala penilaian grafis, bedanya penilaian ini tidak menggunakan garis sebagai patokannya. Ada 3 point yang dinilai oleh metode ini. Pertama yaitu Akurasi dari seorang karyawan itu, yang didalamnya mencakup biasa akurat, sering melakukan kesalahan, membutuhkan supervisi minimal, membutuhkan sedikit supervise, ceroboh, dan sering salah. Kedua yaitu menilai kecekatannya, yang teridiri atas membutuhkan penjelasan lebih dari rata-rata, sulit mengerti, sangat cekatan dan tajam, menangkap instruksi dengan kemampuan rata-rata, dan Biasanya cepat memahami dan belajar. Dan ketiga yaitu menilai kreatifitasnya, yang terdiri atas luar biasa imajinatif, imajinasi rata-rata, sangat imajinatif, tidak imajinatif, dan kadang-kadang muncul ide baru.

Skala berbaur yang dimuatnya adalah sebagai berikut :

1.      1(R) Karyawan cukup efisien, dapat merampungkan tugas dalam waktu yang logis

2.      1(B) karyawan gesit dan efisien, mematuhi jadwal dan mampu menyelesaikan tugas baru.

3.      1(J) Beberapa tidak efisien, membutuhkan terlalu banyak waktu untuk merampung tugasnya

Metode critical incidents yaitu dengan menggunakan table yang memuat 3 perilaku, yaitu baik, rata-rata, dan jelek. Penilaian tersebut diakhiri dengan jumlah skor dari keseluruhan nilai yang dicapai.

Behaviorally Anchored Rating Scales (BARS) menggunakan standar keprilakuan yang merupakan deskripsi rinci dari perilaku yang telah diamati.

Sekian banyak metode evaluasi pekerjaan tidak akan berjalan efektif tanpa dibantu dengan penilaian kerja perbandingan. Metode penilaian kerja perbandingan yaitu dengan cara meranking, forced distribution, dan paired comparison.

 Meranking maksudnya membuat penentuan urutan dari karyawan2 yang ada. Ranking ini berdasarkan criteria-kriteria yang telah ditetapkan. Misalnya merangking siapa saja karyawan yang berprestasi. Ranking ini tak beda dengan cara merangking d sekolah, namun tidak memakai buku/rapot sebagai hasil catatannya. Rangkin tersebut dinilai langsung dari hasil kerjanya.

Lalu forced distribution yaitu dimana evaluator menempatkan suatu persentase tertentu dari karyawan terhadap kinerja keseluruhan. Dalam hal ini dibuat catatan berupa table, yang dimana telah diisikan berbagai kriteria. Misalnya kehadiran, jika diibaratkan dalam 1 bulan itu kehadiran harus full, berarti ia hadir 100%. Jika kurang dari itu maka jumlah presentasi kehadirannya pun akan berkurang.

Selanjutnya point allocation method, yaitu evaluator mengalokasikan jumlah poin di antara karyawan dalam kelompoknya. Setiap individu dinilai akan kinerjanya, ia akan mendapat poin dari pekerjaannya itu. Nilainya akan diakumulasikan dengan kawan satu kelompok kerjanya. Hingga pada akhirnya dicapailah nilai akumulasi beberapa orang itu. Dan nilai akhirnya tak lagi menjadi nilai individu, namun jadi penilaian kelompok.

 Dan terakhir yaitu dengan paired comparison, dengan membandingkan 2 karyawan dari suatu kelompok perbandingan. Biasanya dilakukan dengan membuat daftar nama-nama karyawan dalam satu kelompok, setelah itu nilai-nilai individu dimasukan secara detail. Dari situ akan terlihat, nilai siapa yang paling besar dan nilai siapa yang paling kecil.

Penilaian dan evaluasi ini sebenarnya tidak terikat untuk jangka pendek saja, melainkan bisa digunakan untuk penilaian terhadap masa yang akan datang. Metode penilaian orientasi masa depan terdiri atas penilaian akan diri sendiri untuk pengembangan diri lebih lanjut, management by Objective dan Objectives Indices.

Penilaian akan diri sendiri untuk pengembangan diri lebih lanjut, maksudnya bahwa evaluasi ini tidak hanya untuk kenaikan pangkat saja(bagi karyawan) atau untuk menaikan tingkat produksi saja. Namun evaluasi ini akan lebih bermakna jika evaluasi ini dijadikan cerminan agar apa yang kita lakukan kedepannya lebih baik dari pada sebelumnya. Untuk kekurangannya bisa diperbaiki, dan untuk kelebihannya bisa ditingkatkan.

Management by Objective yaitu sebuah proses yang mengkonversikan  tujuan organisasi dan sasaran individu. Dan Objectives Indices adalah Indeks sasaran (laba, penjualan)  dijadikan sebagai basis evaluasi kinerja.

Seluruh penilaian-penilaian tersebut ternyata memiliki aspek-aspek yang perlu diperhatikan. Aspek-aspek tersebut menentukan penilaian tersebut baik atau tidaknya. Karakteristik penilaian yang baik adalah:

1.      Kriterianya yang berkaitan dengan pekerjaan. Misal kriteria kerjannya yaitu akurasi dalam menjalankan pekerjaan. Jelas hal tersebut berkaitan dnegan apa yang ia kerjakan.

2.      Adanya pengharapan kinerja. Jadi dari penilaian tersebut harus menimbulkan harapan, misalnya harapan agar dari evaluasi ini kerja dari pada karyawan semakin baik.

3.      Fokus pada perilaku yang terobsesi. Dimana penilaian kita harus terfokus pada satu tujuan, yaitu untuk memajukan perusahaan tersebut. Jangan dulu mempersoalkan permasalahan yang sekiranya tidak terlalu penting dan berguna.

4.      Memiliki sensitivitas. Maksudnya seorang penilai harus peka dengan apa yang akan dan dinilainya. Jangan terpaku dengan teori, karena dalam bisnis lingkungan pekerjaan juga memiliki andil dalam kemajuan suatu perusahaan.

5.      Memiliki standarisasi.  Apa yang dinilai harus memiliki standar, tidak menilai secara seenaknya. Jika dinilai dengan seenaknya maka keberlangsungan perusahaan pun tidak akan optimal.

6.      Adanya sokongan manajemen dan karyawan. Suatu penilaian juga membutuhkan dukungan manajemen dan dukungan dari karyawan. Karena tanpa adanya partisipasi yang mendukung, penilaian ini tidak akan berjalan dengan baik. Dan dampaknya tetap akan pada kemajuan pada kemajuan perusahaan itu sendiri.

7.      Keandalan dan validitas.

8.      Memiliki penilai yang berbobot. Penilaian tersebut tidak hanya sekedar angka-angka saja, namun penilaian ini harus bisa dibuktikan. Jadi jika nilai seseorang karyawan tersebut baik, harus didukung oleh skillnya. Dan pengujiannya pun bukan pengujian yang tidak bermutu.

9.      Adanya komunikasi yang terbuka. Suatu perusahaan harus memiliki keterbukaan dengan karyawannya, sehingga akan tercipta budaya perusahaan yang jujur. Hal tersebutpun jelas harus di tetapkan didalam kegiatan evaluasi ini.

10.  Adanya akses karyawan terhadap hasil penilaian. Tujuannya agar tidak ada mnipulasi akan penilaian tersebut. Selain itu agar bisa dijadikan acuan bagi karyawan tersebut. Sehingga ia bisa meningkatkan mutu dan kualitas kerjanya.

11.  Memiliki unsure kepraktisan. Penilaian ini memang  harus akurat dan detail, namuan tidak berarti penilaian tersebut harus bertele-tele. Justru harus praktis namun tetap detail agar mampu dipahami oleh orang yang membacanya.

12.  Adanya formulir penilaian. Formulir ini digunakan sebagai bukti otentik atas hasil penilaian tersebut, selain itu gunanya untuk mempermudah mengingat. Karena apabila hanya diingat, tidak akan bertahan lama.

Sementara karakteristik sistem penilaian yang kurang baik atau bahkan buruk yaitu sebagai berikut :

1.       Sistem yang ditetapkannya buruk. Sistem yang bururk ini bisa disebabkan karena kurangnya kordinasi antar pihak penilai itu sendiri. Atau bisa jadi ada kekeliruan dari sejak awal pembuatan planingnya. Sehingga merembet pada kegiatan yang lainnya.

2.       Sistem dikomunikasikan secara buruk. Contohnya yaitu cara berkomunikasi saat penilaian itu sendiri. Cara berkomunikasi yang kurang tepat ataupun cara berbahasa yang kurang baik diterima oleh orang lain.

3.      Sistem yang tidak tepat

4.      Sistem yang tidak didukung

5.      sistem yang tidak terpantau.

Hal-ha tersebut bisa menyebabkan penialaian akurat atau kurang akurat. Apabila evaluasi dan penilaian ini tidak akurat otomatis akan mengganggu pada perencanaan selanjutnya. Namun sebaliknya saat penilaian itu baik, maka akan mempengaruhi akan apa yang telah dinilai. Diharapkan apa yang telah di evalusi tersebut bisa jadi lebih baik. Sehingga tujuan organisasi yang akan ingin dicapai tersebut bisa terlaksana.

 Sebab hasil evaluasi ini akan digunakan sebagai bahan dasar bagi organisasi untuk membuat suatu perencaan yang tujukan untuk masa yang akan datang.